Info-Mail Versand

Mit bytepix haben Sie die Möglichkeit Ihren Kunden manuell oder automatisiert sogenannte "Info-Mails" zukommen zu lassen. Info-Mails informieren Ihre Kunden ...

über das Passwort der neu eingerichteten Kunden-Galerien (1. Info-Mail)
darüber, dass die Galerien eines Kunden in ein paar Tagen geschlossen werden (sozusagen als Erinnerung, um noch ein paar Bilder nachzubestellen, 2. Info-Mail)
darüber, dass der Zugang zu den Galerien nun tatsächlich gesperrt wurde (3. Info-Mail, Sie, als Fotograf, können eine gesperrte Galerie natürlich einfach wieder öffnen, indem Sie das Ablaufdatum in die Zukunft setzen)

Sobald Sie einen Kunden bearbeiten (Klick auf das Stift-Symbol vor jeder Zeile in der Kundenliste) finden Sie links im Menü den Punkt "Info-Mail Versand".
Dort haben Sie zum einen die Möglichkeit, in den drei oben genannten Situationen entsprechende E-Mails manuell zu versenden (wie bei 1 in Bild1).
Oder Sie konfigurieren den automatischen Info-Mail-Versand für Ihren Kunden über die Einstellungen wie bei 2 und 3 in Bild 1 gezeigt.

Bild 1. Manueller Info-Mail Versand und Einstellungen für den autom. Info-Mail Versand.

Manueller Info-Mail Versand

Wenn Sie auf einen der in Bild 1 gezeigten, langen Links klicken, wird die jeweilige Mail nicht sofort versand. Es öffnet sich statt dessen ein wie in Bild 2 gezeigtes Browserfenster.

Bild 2. Anpassungen und manueller Info-Mail Versand.

Sollten Sie unter "Adresse & Passwort" des Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, können Sie diese hier eingeben oder abändern. Ebenso besteht die Möglichkeit, den Betreff und den Text der E-Mail vor dem Versand zu verändern.
Ganz oben im geöffneten Browserfenster wählen Sie eine der drei Sprachen für den Mail-Inhalt, die bytepix unterstützt.

Vorgabe-Texte der Info-Mails ändern

Die Vorgabe-Texte der Info-Mails bearbeiten Sie, wie alle anderen kundenseitigen Texte, unter Begriffe & Textpassagen im Menü "Fotograf". Wählen Sie dort zunächst die Landessprache und den Eintrag "E-Mail Texte" als "Seite im Benutzerteil" aus (siehe bei 1 in Bild 3).
Wenn Sie Änderungen an den Vorgabetexten beabsichtigen und Ihr bytepix mehrere Sprachen unterstützen soll, dann müssen natürlich auch in die anderen Sprachen angepasst werden.

Bild 3. Vorgaben für Betreff und Inhalt einer Info-Mail.

In der Einleitung (siehe bei 2 in Bild 3) finden Sie eine Reihe von Platzhaltern beschrieben, die in die Inhalte einer Info-Mail eingesetzt werden können. Sie werden zum Versandzeitpunkt durch echte Werte des jeweiligen Kunden ersetzt.
Jede E-Mail-Vorgabe besteht aus Zweck, Betreff und Inhalt. Betreff und Inhalt können Sie durch Klick auf das jeweilige Stift-Symbol davor bearbeiten (siehe bei 3 in Bild 3).
Über das grüne Recycling-Symbol stellen Sie den Original-Text wieder her.

Automatischer Info-Mail Versand

Sie aktivieren den automatischen Info-Mail Versand durch die Auswahl "ja" aus der Klappliste wie bei 2 in Bild 1 und anschließendem Speichern. Durch die Eingabe einer Zahl ins Feld darunter (wie bei 3 in Bild 1) legen Sie fest, wie viele Tage vor der Sperrung des Zugangs die 2. Info-Mail automatisch versand werden soll.
Die 3. Infomail, also diejenige über die erfolgte Sperrung des Zugangs, erfolgt am Tag des Ablaufdatum, welches Sie unter "Zugang" in den Kunden-Einstellungen konfiguriert hatten.
Wie der automatische Info-Mail Versand funktioniert, erfahren Sie im übernächsten Abschnitt.

Vorgabewerte für die Einstellungen

Die beiden Werte für den automatischen Info-Mail Versand (wie bei 2 und 3 in Bild 1) können Sie unter "Fotograf/E-Mail Einstellungen" vorgeben. Diese werden jedoch erst aktiv, wenn Sie das Ablaufdatum des Zugangs für den Kunden eingestellt und gespeichert haben (unter "Einstellungen" im Kunden-Menü).

Zeitliche Steuerung des Info-Mail Versands

Im Grunde wäre es am einfachsten, wenn ein Mechanismus Ihres Web-Servers regelmäßig prüfen würde, ob Info-Mails verschickt werden müssen. Einige Web-Server können dies, andere nicht. Bytepix bietet daher drei alternative Vorgehensweisen für den automatischen Info-Mail-Versand an.

Übrigens, bytepix merkt sich natürlich, ob eine automatische Info-Mail bereits versendet wurde und verhindert so den Mehrfach-Versand. Sind alle Mails versandt worden, können Sie ein erneutes Versenden anstoßen, indem Sie entweder das Ablaufdatum verändern oder die Anzahl der Tage vor Ablauf des Zugriffs auf die Galerien neu festlegen.

1. Prüfung bei jedem Administrator-Login

Immer dann, wenn Sie sich bei Ihrem bytepix als Administrator anmelden, prüft die Software, ob Info-Mails versendet werden müssen. Wenn ja, werden die E-Mails der Reihe nach verschickt und das System merkt sich, welche Mail (vor Ablauf oder am Ablaufdatum) versandt wurde.

Wichtig:
Wenn Sie keine der beiden folgenden Vorgehensweisen wählen, funktioniert der automatische E-Mail-Versand nur, wenn Sie sich als Administrator bei Ihrem bytepix anmelden! Es ist dabei nicht so wichtig, dass Sie das täglich tun. Ist ein Datum bereits abgelaufen, so holt bytepix den Versand nach sobald Sie sich wieder einmal als Administrator anmelden. Man sollte sich deshalb zumindest einmal wöchentlich anmelden, damit die Info-Mails nicht zu spät Ihre Kunden erreichen.

2. Prüfung per "cron"- oder "at"-Job

Einige Webhosting-Pakete bieten die Möglichkeit, zeitgesteuert Vorgänge auszulösen. In der Unix-Welt nennt man solche Aufträge "cron-jobs". Prüfen Sie in der Konfiguration Ihres Hosting-Pakets, ob Sie solche zeitgesteuerten Aufgaben für bytepix einrichten können. Sollte dies nicht möglich sein oder die folgenden Erläuterungen für Sie unverständlich bleiben, so nutzen Sie den unter 3. beschriebenen Service.

Ein "cron-job" besteht immer aus drei Angaben:
a) das Programm, welches auszuführen ist
b) die Daten, mit denen das Programm arbeiten soll
c) wohin die Ausgaben, z. B. auch Fehler, geschrieben werden sollen, denn das Programm arbeitet ja sozusagen unsichtbar.

Im Fall des automatisierten Mail-Versands bei sehen die Angaben wie folgt aus:
a) Das auszuführende Programm heißt "wget" oder "curl" und ist ein Programm um Webseiten ohne Browser abzurufen. bytepix weiß nicht, wo auf Ihrem Server dieses Programm abgespeichert ist. Es versucht den Ort zu erraten. Auf vielen Systemen ist es /usr/bin/wget oder /usr/local/bin/wget. Findet bytepix diesen Ort nicht, so schlägt es einfach "wget" vor.
b) Als "Daten" wird eine Webadresse angegeben, welche prüft, ob Info-Mails zum Versand anstehen und diese dann versendet. Bytepix versucht auch hier die vollständige Webadresse auf Ihrem Server automatisch zu bestimmen.
c) Als Ziel aller Ausgaben verwenden wir einfach die Logdatei, die der Info-Mail-Versand sonst auch verwendet. Bytepix bestimmt wiederum automatisch den vollständigen Pfad zur Logdatei.

Bild 4. Cron-Job für den Info-Mail Versand und bytework-Service.

Bild 4 zeigt bei 1 einen vollständigen Auftrag als lange Befehlszeile, wie er typischerweise auf Unix-Systemen als cron-job eingetragen wird. Sie finden diese Zeile im Verwaltungsteil von bytepix und dort unter "Fotograf/E-Mail-Einstellungen" ganz unten. Achten Sie darauf, dass es nur eine Anweisungs-Zeile ist, die keinen Umbruch besitzt. Ein beispielhafter cron-job sieht dann etwa so aus:
/usr/bin/wget -q http://localhost/bytepix/start/fwd.php/domail/start >>/Applications/MAMP/htdocs/bytepix/data_1/log.txt 2>&1
Für den vollständigen cron-job müssen Sie noch angeben, wann der Auftrag ausgeführt werden soll. Da diese Angabe von System zu System sehr unterschiedlich ist, können wir hierauf leider nicht eingehen. Wir empfehlen Ihnen, den Auftrag täglich ausführen zu lassen.

Unter Unix beginnt der Eintrag in der cron-Tabelle mit 5 Angaben für den Zeitpunkt.
Setzen Sie hier bspw. 1 1 * * * ein.

3. Prüfung durch einen kostenlosen Service von bytework

Um zu prüfen, ob Info-Mails zum Versand anstehen und diese dann auch zu versenden, ist im Grunde nur der regelmäßige Aufruf der entsprechenden Webadresse auf Ihrem Server notwendig. Dieser Aufruf kann von jedem Rechner der Welt über http://www.<ihredomain>.de/bytepix/start/fwd.php/domail/start erfolgen. Also kann dies auch ein Rechner von uns, dem Hersteller von bytepix, sein. Wir haben uns deshalb entschlossen, diesen Service kostenlos anzubieten. Dazu müssen Sie uns nur den genauen Aufruf bekannt geben und schon wird unser Server einmal täglich das Skript auf Ihrem Server zur Ausführung bringen.

Sie denken vielleicht, ist das nicht ein Sicherheitsrisiko? Nein, das Skript akzeptiert keinerlei Parameter und liefert auch keine Ausgaben zurück. Es nutzt lediglich intern die Daten auf Ihrem Server und verarbeitet diese ohne jede Ausgabe.
bytepix versucht, wie in Bild 4 bei 2 gezeigt (Verwaltungsteil von bytepix und dort unter "Fotograf/E-Mail-Einstellungen" ganz unten), die URL zum domail-Skript auf Ihrem Web-Server zu bestimmen. Wenn dieser Ihrer Auffassung nach richtig ist, dann klicken Sie einfach auf "registrieren". Unser Server trägt die URL dann in eine Liste ein und ruft sie einmal täglich auf.

Beachten Sie bitte, dass wir keine Garantien für diesen kostenlosen Service geben. Wir können auch nicht prüfen, ob die URL, die Sie uns mitgeteilt haben, wirklich funktioniert. Sie können dies jedoch selbst prüfen, indem Sie an einem Tag, an dem eine Galerie ausläuft, den URL aufrufen (natürlich bevor Sie ihn bei uns registriert haben). Steht die Option "Info-Mail auch an Fotograf" auf "ja", so sollten Sie die entsprechende Info-Mail erhalten. Sie finden diese Option unter "Fotograf/E-Mail-Einstellungen" oben bei den E-Mail-Adressen.
Wie in Bild 4 bei 2 gezeigt wird der URL von bytepix vorgeschlagen. Normalerweise müssen Sie keine Anpassungen vornehmen. Falls doch, sollten Sie sich die Änderungen notieren, denn um den Service wieder abzumelden, muss die identische URL angegeben werden.