Info-Mail-Versand und Automatisierung

Mit dem Update von Version 2.5 auf Version 2.6 wurde die Möglichkeit in geschaffen, so genannte „Info-Mails“ zu verschicken. Info-Mails informieren Ihre Kunden …

• über das Passwort der neu eingerichteten Kunden-Galerie
• darüber, dass die Galerie in ein paar Tagen geschlossen wird (sozusagen als Erinnerung, um noch ein paar Bilder nachzubestellen)
• darüber, dass der Zugang zur Galerie nun tatsächlich gesperrt wurde (Sie, als Fotograf, können eine gesperrte Galerie natürlich einfach wieder öffnen, indem Sie das Ablaufdatum in die Zukunft setzen)

 

Den Text jeder Info-Mail haben Sie in den Einstellungen des Fotografen und dort unter „e-Mail Einstellungen“ vordefiniert.

 

Bild 1: Info-Mail-Einstellungen unter "Basis-Einstellungen" bei jedem Album

Manueller Info-Mail-Versand

bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Info-Mails manuell oder automatisiert zu versenden. Manuell versenden Sie die Info-Mails ganz einfach, indem Sie sich zu den „Basis-Einstellungen“ des jeweiligen Albums durchklicken und auf einen der drei Links, ganz unten in den Basis-Einstellungen, klicken (siehe Bild 1: Punkt 1). Es öffnet sich dann ein Fenster, das Ihnen den vordefinierten Text, sowie die „Von:“- und „An:“-Adressen zeigt, die Sie bei Bedarf noch anpassen können, bevor Sie die Mail abschicken.
Die Info-Mail zur Mitteilung des Passworts der Galerie können Sie nur manuell an Ihren Kunden senden. Die beiden anderen Info-Mails kann das System auch automatisch versenden.

Automatischer Info-Mail-Versand

Damit Info-Mails automatisch, also ohne Ihr Zutun, versenden kann, müssen eine ganze Reihe Voraussetzungen erfüllt sein. Sie sollten deshalb diese Automatik an einer Galerie ausprobieren, die Sie für sich selbst eingerichtet haben. Gehen Sie am besten nach folgender Checkliste vor:

1. Prüfen Sie zunächst, ob die Info-Mail-Texte Ihren Vorstellungen entsprechen. Sie finden diese unter Fotograf/e-Mail-Einstellungen.
2. Entscheiden Sie dann, ob Sie selbst jeweils eine Kopie aller automatisch versandten Info-Mails erhalten wollen. Siehe Bild 2: Punkt 1.
3. Prüfen Sie dann, ob Ihre e-Mail-Adressen noch aktuell sind. Insbesondere die „Absender-e-Mail-Adresse“ unter Fotograf/e-Mail-Einstellungen, an welche evtl. Antworten Ihrer Kunden gesendet werden. Sollte diese „Von:“-Adresse leer sein, verwendet das System die Adresse, die Sie unter „ e-Mail-Adresse um Bestellungen zu empfangen“ eingetragen haben.
4. Prüfen Sie dann beim jeweiligen Album, ob Sie unter „Kunden-Daten“ für den Kunden eine gültige e-Mail-Adresse hinterlegt haben.
5. In den „Basis-Einstellungen“ eines Albums müssen Sie ein gültiges Ablaufdatum in der Zukunft einstellen und speichern.
6. Dort, siehe Bild 1, wählen Sie außerdem „ja“ bei „Automatischer Versand der Info-Mails“ (Punkt 2 in Bild 1). Geben Sie darunter (Punkt 3 in Bild 1) die Zahl der Tage vor dem Ablaufdatum des Albums an (Zum Testen können Sie ja als Ablaufdatum das Datum von übermorgen einstellen und als Zahl der Tage vor Ablauf ein 1.).

Jetzt ist alles für den automatischen Versand vorbereitet. Nur wie weiß das System, wann es Info-Mails zu verschicken hat?

 

Bild 2: Infomail Einstellungen unter Fotograf/e-Mail Einstellungen.

Zeitliche Steuerung des Info-Mail-Versands

Im Grunde wäre es am einfachsten, wenn ein Mechanismus Ihres Web-Servers regelmäßig prüfen würde, ob Info-Mails verschickt werden müssen. Einige Web-Server können dies, andere nicht. bietet daher drei alternative Vorgehensweisen für den automatischen Info-Mail-Versand an.
Übrigens, merkt sich natürlich, ob eine automatische Info-Mail bereits versendet wurde und verhindert so den Mehrfach-Versand. Sind alle Mails versandt worden, können Sie ein erneutes Versenden anstoßen, indem Sie entweder das Ablaufdatum verändern oder die Anzahl der Tage vor Ablauf des Zugriffs auf die Galerie neu festlegen.

1. Prüfung bei jedem admin-Login

Immer dann, wenn Sie sich bei Ihrem bytepix als „admin“ anmelden, prüft die Software, ob Info-Mails versendet werden müssen. Wenn ja, werden die e-Mails der Reihe nach verschickt, ein Eintrag in einer Log-Datei (bytepix/data/infomail.log) gemacht und das System merkt sich, welche Mail (vor Ablauf oder am Ablaufdatum) versandt wurde.

Wichtig: Wenn Sie keine der beiden anderen Vorgehensweisen wählen, funktioniert der automatische e-Mail-Versand nur, wenn Sie sich als „admin“ bei anmelden! Es ist dabei nicht so wichtig, dass Sie das täglich tun. Ist ein Datum bereits abgelaufen, so holt den Versand nach sobald Sie sich wieder einmal bei anmelden. Man sollte sich zumindest einmal wöchentlich anmelden, damit die Info-Mails nicht zu spät Ihre Kunden erreichen.

2. Prüfung per "cron"- oder "at"-Job

Einige Webhosting-Pakete bieten die Möglichkeit, zeitgesteuert Vorgänge auszulösen. In der Unix-Welt nennt man solche Aufträge "cron-jobs". Prüfen Sie in der Konfiguration Ihres Hosting-Pakets, ob Sie solche zeitgesteuerten Aufgaben für einrichten können. Sollte dies nicht möglich sein oder die folgenden Erläuterungen für Sie unverständlich bleiben, so nutzen Sie den unter 3. beschriebenen Service.

 

Ein "cron-job" besteht immer aus drei Angaben:
a) das Programm, welches auszuführen ist
b) die Daten, mit denen das Programm arbeiten soll
c) wohin die Ausgaben, z. B. auch Fehler, geschrieben werden sollen, denn das Programm arbeitet ja sozusagen unsichtbar.

 

Im Fall des automatisierten Mail-Versands bei sehen die Angaben wie folgt aus:
a) Das auszuführende Programm heißt "php" und ist der Interpreter, der die PHP-Skripte (Computersprache, in der bytepix programmiert wurde) ausführt. bytepix weiß nicht, wo auf Ihrem Server dieses Programm abgespeichert ist. Es versucht diesen Ort zu erraten. Auf vielen Systemen ist es /bin/php oder /usr/bin/php. Findet bytepix diesen Ort nicht, so schlägt es einfach "php" vor.
b) Als Daten wird eine Skript-Datei angegeben, welches prüft, ob Info-Mails zum Versand anstehen und diese dann, wie unter 1 beschrieben, versendet. Das Skript heißt domail.php und liegt im "start"-Verzeichnis unterhalb des "bytepix"-Ordners. versucht den vollständigen Pfad zu diesem Skript auf Ihrem Server zu bestimmen.
c) Als Ziel aller Ausgaben verwenden wir einfach das Log-File, das der Info-Mail-Versand sonst auch verwendet. bestimmt wieder den vollständigen Pfad zu bytepix/data/infomail.log.

 

Bild 2: Punkt 2 zeigt den vollständigen Auftrag als lange Befehlszeile, wie er typischerweise auf Unix-Systemen als cron-job eingetragen wird. Sie finden diese Zeile im Verwaltungsteil von bytepix und dort unter "Fotograf/e-Mail-Einstellungen" ganz unten. Da die Zeile im Allgemeinen sehr lang ist, wird sie als zwei Zeilen, getrennt durch "_" am Ende der ersten Zeile, ausgegeben. Diesen Unterstrich müssen Sie für den eigentlichen Auftrag entfernen. Ein cron-job sieht dann bspw. so aus:

 

/bin/php /langer/pfad/zum/webspace/htdocs/bytepix/start/domail.php _ >>/langer/pfad/zum/webspace/htdocs/bytepix/data/infomail.log 2>&1

 

Für den vollständigen cron-job müssen Sie noch angeben, wann der Auftrag ausgeführt werden soll. Da diese Angabe von System zu System sehr unterschiedlich ist, können wir hierauf leider nicht eingehen. Wir empfehlen Ihnen, den Auftrag täglich ausführen zu lassen.

3. Prüfung durch einen kostenlosen Service von bytework

Um zu prüfen, ob Info-Mails zum Versand anstehen und diese dann auch zu versenden, ist im Grunde nur der regelmäßige Aufruf des Scripts bytepix/start/domail.php auf Ihrem Server notwendig. Dieser Aufruf kann von jedem Rechner der Welt über http://www.<ihredomain>.de/bytepix/start/domail.php erfolgen. Also kann dies auch ein Rechner von uns, dem Hersteller von bytepix, sein. Wir haben uns deshalb entschlossen, diesen Service anzubieten. Dazu müssen Sie uns nur den genauen Aufruf bekannt geben und schon wird unserer Server einmal täglich das Skript auf Ihrem Server zur Ausführung bringen.
Sie denken vielleicht, ist das nicht ein Sicherheitsrisiko? Nein, das Skript akzeptiert keinerlei Parameter und liefert auch keine Ausgaben zurück. Es nutzt lediglich intern die Daten auf Ihrem Server und verarbeitet diese ohne jede Ausgabe.
bytepix versucht, wie in Bild 2: Punkt 3 gezeigt (Verwaltungsteil von bytepix und dort unter "Fotograf/e-Mail-Einstellungen" ganz unten), die URL zum domail-Skript auf Ihrem Sytem zu bestimmen. Wenn er Ihrer Auffassung nach richtig ist, dann klicken Sie einfach auf "registrieren". Unser Server trägt die URL dann in ein Liste ein und ruft sie dann einmal täglich auf.
Beachten Sie bitte, dass wir keine Garantien für diesen kostenlosen Service geben. Wir können auch nicht prüfen, ob die URL, die Sie uns mitgeteilt haben, wirklich funktioniert. Sie können dies selbst prüfen, indem Sie an einem Tag, an dem z. B. eine Galerie ausläuft, diese URL aufrufen (natürlich bevor Sie sie registriert haben). Haben Sie dann, wie in Bild 2: Punkt 1 gezeigt, bei "Info-Mail auch an Fotograf" die Option "ja" eingestellt, so sollten Sie die entsprechende Info-Mail erhalten.
Die URL (Bild 2: Punkt 3) wird von bytepix vorgeschlagen. Normalerweise müssen Sie keine Anpassungen vornehmen. Falls doch, sollten Sie sich die Änderungen notieren, denn um den Service wieder abzumelden muss die identische URL angegeben werden.

Zum Schluß: die Vorgabewerte

Wie in Bild 2: Punkt 1 gezeigt können Sie unter "Fotograf/e-Mail Einstellungen" vorgeben, dass bei jeder neuen Kunden-Galerie der automatische Info-Mail-Versand aktiviert wird. Wirklich aktiv wird er jedoch erst, wenn Sie das Ablaufdatum der neuen Galerie eingestellt und gespeichert haben.
Ebenfalls bei den e-Mail Einstellungen geben Sie auch den Vorgabewert für die Anzahl der Tage vor Ablauf der Galerie ein, zu dessen Termin die entsprechende Info-Mail versand wird.

Übrigens berechnet automatisch ein Ablaufdatum einer Galerie in der Zukunft und schlägt dieses Datum bei der Neuanlage vor. Es berechnet sich aus dem Datum von heute plus der Zahl der Tage, die Sie unter "Fotograf/Sonstiges" und dort als "für die Anzahl der Tage wie lange ein Album aktiv ist" eingegeben haben.